保育園の有休管理は
「残日数を見るだけ」ではない

2026年10月は、厚生労働省が毎年実施している「年次有給休暇取得促進期間」です。園でも「有休を取りやすくしよう」と話す機会は増えますが、実務で詰まりやすいのは残日数そのものより、申請された休みを、配置・シフト・勤怠までどうつなぐかです。

保育園を運営していると、「有休はあと何日あるか」という質問だけでなく、「この日に休めるか」「同じクラスで休みが重なっていないか」「承認した休みをシフトへ反映したか」「勤怠と給与では有休扱いになっているか」という確認が連続して発生します。

結論は、有休管理を残日数表だけで終わらせないことです。申請、承認、配置確認、シフト反映、勤怠確定まで一つの業務として設計すると、職員にも園長にも分かりやすくなります。

2026年10月は「年次有給休暇取得促進期間」

厚生労働省は2026年9月30日、10月を年次有給休暇取得促進期間として周知しました。公表資料では、令和6年の年休取得率は66.9％で過去最高となった一方、令和10年までに70％とする政府目標には届いていないとしています。

年次有給休暇は、正社員だけの制度ではありません。一定の要件を満たす労働者に付与され、パートタイム労働者やシフト制労働者も勤務条件に応じて対象になります。また、法定の年次有給休暇が10日以上付与される労働者については、使用者が毎年5日を確実に取得させる必要があります。

有休管理で本当に困るのは「残日数」より業務の分断

紙やExcelで有休残数を管理していても、残日数自体は計算できます。問題は、その数字が休み希望やシフトとつながっていないことです。

たとえば職員が「10月20日に休みたい」と申し出たとします。園長が確認したいのは、有休残数だけではありません。その日に乳児クラスの職員が何人いるか、すでに承認済みの休みが何件あるか、早番・遅番の配置が成立するか、承認後にシフトを作り直す必要があるかまで見ます。

この情報が別々の場所にあると、園長は有休台帳、休み希望表、シフト表、職員一覧を順番に開くことになります。有休を取りやすくするためには、まず「休ませられるかを確認する仕事」そのものを軽くする必要があります。

「休み希望」と「有休申請」は分けておく

保育園では、翌月シフトを作る前に「希望休」を集めることがよくあります。しかし、希望休がすべて年次有給休暇になるとは限りません。公休、振替休日、無給休暇、年次有給休暇など、休みの扱いは別です。

この区別が曖昧だと、シフト上は休みになっているのに有休残が減っていない、あるいは希望休を出しただけなのに有休扱いになっている、といったズレが起こります。

申請時点で「希望日」と「休みの扱い」を分け、承認後にどの扱いで確定したかを残す方が安全です。Hoiku Poppyの労務管理でも、休み希望と有休を別に扱い、職員側の申請、管理者の承認、有休残の確認、承認後のシフト反映をつなぐ設計を進めています。

承認したら、シフトへ反映して終わりではない

休みを承認した後、シフト側へ反映されていなければ意味がありません。翌月シフトを先に作っていた場合は、承認した休みを反映して再調整する必要があります。

以前の保育園のシフト作成の記事でも書いたように、配置基準を満たすだけでシフト完成とは言えません。早番・遅番、担当クラス、土曜勤務、振替休日、休み希望などを同じ月の中で調整します。

有休申請もその一つです。申請を承認した瞬間に「人が一人いない日」が確定するので、その情報をシフトへ戻し、必要なら配置チェックをやり直す。この往復が仕組みになっていれば、園長が「承認したのにシフトを直し忘れた」と気付く場面を減らせます。

勤怠確定時に、もう一度「この休みは何だったか」を調べない

有休管理がシフトで止まっていると、月末の勤怠確定でまた確認が発生します。「この欠勤表示は有休だったか」「半日休だったか」「申請は承認済みか」と、過去のチャットや紙を探すことになります。

保育園の勤怠管理の記事で整理した通り、勤怠のゴールは打刻を集めることではなく、給与へ渡せる数字を確定することです。有休も同じで、申請時に決めた扱いが勤怠へ引き継がれていれば、月末に理由を再調査する必要はありません。

年次有給休暇管理簿は「あとで作る資料」にしない

厚生労働省は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、時季・日数・基準日を明らかにして保存することを求めています。山口労働局の案内では、法定保存期間は5年間で、経過措置として当分の間3年間とされています。また、必要なときに出力できる仕組みであればシステム上の管理も可能とされています。

ここでも大切なのは、年度末や監査前に過去の申請を集め直して管理簿を作ることではありません。普段の申請・承認・取得記録が正しく残っていれば、管理簿は日常業務の結果として整っていきます。

Hoiku Poppyの労務管理で現在つながっている範囲

Hoiku Poppyの労務管理では、現在の実装で、職員側から休み希望を提出し、管理者側で未承認・承認済みを確認しながら承認できます。有休として申請された場合は残数を確認し、管理者画面では承認した場合の配置影響も確認できる設計です。

さらに、承認後はシフト画面で休み希望を反映して再作成し、配置チェックにつなげる導線があります。有休残数の管理画面もあり、職員本人へ残数・使用済み・承認待ちを表示する設定も用意しています。

一方で、就業規則や勤務条件によって扱いが変わる法定付与日数・比例付与・時間単位年休などは、システム表示だけで法的判断を完結させるものではありません。園の規程と最新の公的情報を確認しながら運用する前提が必要です。

有休を取りやすい園にするなら、申請の「その後」を整える

「有休を取りましょう」と呼びかけるだけでは、園長の確認作業が重いままです。反対に、申請された休みが配置、シフト、勤怠まで自然につながれば、職員は申請しやすく、園長も判断しやすくなります。

有休管理で見る数字は残日数だけではありません。いつ申請されたか、どの扱いで承認されたか、シフトへ反映されたか、勤怠で正しく確定したか。この一連の流れまでつながって初めて、有休管理が日常業務として機能します。

参考にした公的情報