保育園のシフト作成で最初に整理したい5つのこと｜人数合わせから無理のない運営へ

保育園のシフト作成は、勤務できる人を時間帯に割り振れば終わりではありません。子どもの受け入れ人数、保育士の資格と担当、休憩、休暇、早番・遅番の負担が同時に関係します。毎月ぎりぎりになって勤務表を作り直している園では、作成ツールを変える前に「何を先に決めるか」を整理するだけでも作業が進めやすくなります。

この記事では、園長・主任が月間シフトを作るときに確認したい5項目を、実務の順番に沿って整理します。配置に必要な人数や休憩・労働時間の扱いは、施設類型、自治体の基準、各園の就業規則、雇用契約等を必ず確認してください。

1．子どもの人数は「月平均」だけでなく時間帯で見る

例えば同じ定員60人の園でも、7時台に登園する子どもが多い園と、8時半以降に集中する園とでは、必要な人員配置の検討が変わります。

最初に開園から閉園までを30分または1時間単位で区切り、各時間帯の在園見込み人数を整理します。年齢別の人数と必要な有資格者・配置基準を照らし合わせ、必要人数を確認します。朝夕の合同保育については、合同にしてよい条件と実際の子どもの状況の両方を確認することが大切です。

確認する情報

• 年齢別の園児数と登降園予定
• 時間帯別に必要な職員と資格
• 朝夕の合同保育の運用
• 休憩・欠勤を想定した代替要員

配置の基準を満たしていても、受け入れや保護者対応が集中する時間帯に負担が偏ることがあります。基準上の必要人数と、日常業務を無理なく回すための体制は分けて検討しましょう。

2．職員の資格・勤務条件・担任業務を最初にそろえる

シフトの作成途中で「この時間帯は資格者が足りない」「この職員はその曜日に勤務できない」と気づくと、全体の組み直しが必要になります。

月初めに、職員別の勤務可能曜日、所定労働時間、時短勤務、資格、担任・フリーなどの役割を確認します。担任の継続的な関わりを考慮せず、人数だけで自動的に入れ替えることは避けたいところです。実際のクラス運営上の判断は、園長・主任と現場の職員が行います。

とくにパート職員については「週に何日働けるか」だけでなく、「何時から何時まで働けるか」を明確にすることで、早番と遅番の組み合わせが見えやすくなります。

3．休み希望と有休を別々の情報にしない

希望休をメモやチャットで回収し、有休残日数は別の台帳に置いていると、シフト確定後に二重確認が発生します。

休み希望を集める際は、対象日、希望区分、申請者、承認状況を一つの流れで管理します。有休については本人が取得を希望する日、残日数、所定労働日との関係を適切に確認する必要があります。希望休と年次有給休暇は制度上の扱いが異なるので、一律に同じ承認ルールで処理しないことも重要です。

締切を決めて申請を集めることは有効ですが、急な家庭事情や体調不良に対応する余地も確保します。「締切を過ぎたから対応しない」ではなく、修正時に誰が確認し、どの範囲を再調整するかを決めておきましょう。

4．早番・遅番・土曜勤務の偏りを見えるようにする

同じ職員に早番や遅番が集中すると、勤務の公平感に影響します。ただし単純な回数の均等化が、全員にとって公平とは限りません。

例えば、勤務時間が短い職員とフルタイム職員、育児上の制約がある職員では、担当可能な枠が違います。まず雇用契約と本人の勤務可能条件を守り、その範囲で回数や連続勤務の偏りを確認します。

毎月、次の数字を並べると改善点が見えやすくなります。

1か月だけでは判断しにくいため、複数月の推移を確認する方法も有効です。

5．作成後は「勤務表が埋まったか」ではなく現場で検証する

勤務表を完成させたら、時間帯別の資格・配置、休憩の交代、担任不在時の対応、行事予定との整合を点検します。勤務表上は人数が足りていても、昼食補助や午睡対応が重なると休憩を確保しにくくなる場合があります。

月中の変更では、変更前後を記録しておきましょう。誰が、いつ、何を変更し、どの職員に連絡したかが残れば、後から確認しやすくなります。口頭での差し替えだけに頼らず、職員が同じ最新版を確認できる方法が重要です。

来月のシフトを楽にするための振り返り

月末には「シフト作成に何時間かかったか」だけでなく、公開後の修正が何件あったか、変更の理由は何だったかも確認します。欠勤対応、休み希望の集約漏れ、行事日程の反映漏れなど、原因ごとに整理すると翌月の改善策を決めやすくなります。

シフト管理で目指したいのは、勤務表の作成を速くすることだけではありません。職員が予定を立てやすく、園長・主任が配置と休憩を見通しやすく、子どもの生活が安定することです。まずは情報を一か所に整理し、「時間帯ごとの必要人数→勤務条件→休暇→負担の偏り→最終確認」という順番を園内で共有するところから始めましょう。

配置の判断に入る前に、資料の準備状況を揃える

この記事の5項目は、完成した配置表を評価するための基準ではなく、作成前に揃える情報のチェックリストです。基準や資格者の確認に加え、園の実際の人数と職員の勤務条件を同じ時点の資料で確認します。

これは架空の担当例です。作成に使った資料の更新日を残しておくと、人数や勤務条件が変わった際に見直す場所を特定できます。配置の適否そのものは、施設種別・自治体の最新運用・現場の状況を踏まえて別途確認してください。

参考にした一次資料（2026年10月12日確認）

• こども家庭庁「保育」：保育所保育指針・職員配置などの政策資料。
• 厚生労働省「いわゆるシフト制について」：労働条件と勤務日・時間の決め方に関する留意事項。交替勤務と同省が定義するシフト制は区別して確認します。