保育園の申し送りノートの書き方｜朝夕の引継ぎを5項目で整理する方法

早番と遅番で担当する職員が入れ替わるとき、伝えることは短時間でも多くなります。口頭で話した内容と記録がばらばらだと、保護者への回答や当日の変更事項を確認し直す場面が増えます。

申し送りは「起きたこと」と「次に必要な対応」を分け、担当者と確認状況まで残すのが基本です。園全体の記録を増やすより、交代時に見れば動ける短い共通様式を整える方が実務に役立ちます。

申し送りノートに残したい5項目

園によって記録方法は異なりますが、まずは次の5項目を共通の見出しにすると情報を探しやすくなります。

1. 子どもの様子で共有が必要なこと：いつもと違う様子、保育中に配慮した点、次の担当者が確認する事項。健康情報などの詳細は専用記録を参照します。
2. 当日変わった予定：お迎え予定や活動場所など、変更が確認できた事項と未確認の事項を区別します。
3. 保護者との連絡状況：受け付けた内容、誰が回答するか、回答済みか未対応かを記録します。保護者への連絡文そのものは、園の所定の連絡記録に残します。
4. 安全に関する引継ぎ：保育環境や物品の使用制限、確認すべき場所など。緊急性の高い事項はノートに書く前に責任者へ直接伝え、園の事故・緊急時手順に従います。
5. 次の対応と担当：何を、誰が、いつまでに確認するか。済んだら完了を明示します。

すべての項目を毎回埋める必要はありません。「変更なし」と長く書くより、未完了の対応が一目で分かることを重視します。

「事実」「確認待ち」「対応済み」を混ぜない

同じ出来事でも、伝わり方によって次の職員の動きが変わります。例えば「迎えが遅いらしい」だけでは、予定変更が確定したのか、誰が確認するのかが分かりません。

次のように状態を分けておくと、重ねて問い合わせることや連絡漏れを防ぎやすくなります。

これは記入方法を示す例で、実際の園児・保護者の出来事ではありません。個人を特定する詳しい情報を、閲覧範囲の広い共有ノートに重ねて書かないようにします。

朝番から日中、日中から遅番へ。交代時の流れを決める

交代前：未完了の事項を先に確認

送り手は「次の担当者が動く必要がある項目」から整理します。保護者へ返答する約束、園内で判断待ちの事項、備品の使用停止などは、担当と状態が分かる形にします。

交代時：ノートを見ながら短く声を掛け合う

受け手は記録を読むだけで終えず、優先度が高い事項を口頭で復唱・確認します。特に子どもの安全や健康に関わる内容は、ノートだけに依存せず、所定の個別記録や対応手順も確認してください。

交代後：対応結果を同じ場所へ戻す

未対応だった項目を終えたら、対応者と結果を記録します。完了した項目と、翌日に引き継ぐ項目を分けておくと、翌朝の確認時間を短くできます。

記録を増やしすぎないための役割分担

申し送りノートは、すべての情報を集める台帳ではありません。保育記録、健康・アレルギーに関する所定記録、保護者連絡、事故報告など、目的が異なる記録はそれぞれの管理方法を維持します。

申し送りには、**「何の記録を、誰が確認し、次にどう動くか」**を必要最小限で記します。二重転記による更新漏れを避けるため、詳細は原本や正しい記録先へつなぐ運用にします。重大な事故や虐待の疑いなど、法令・自治体の定める報告が必要な場合は、通常の申し送りのみで済ませず、園の報告手順を優先します。

また、紙のノートなら保管場所と持ち出しルール、デジタルなら閲覧権限と共有先を確認します。子どもや家庭の情報は、業務上必要な職員に限って取り扱い、保存・廃棄も園の規程に従います。

園で始めるなら、まず1週間の試行から

新しい様式を全クラスで一度に始める必要はありません。例えば、朝夕の交代が多いクラスで1週間だけ試し、次の点を振り返ります。

• 誰が対応するか分からない項目は残ったか。
• 確認待ちが対応済みになったことを追えたか。
• 同じ内容を別の記録へ書き直す手間は増えていないか。
• 健康・安全に関わる急ぎの情報を、口頭や所定の経路でも確実に伝えられたか。

項目が多くて読みにくければ、重複した欄を減らします。逆に見落としがあれば、その内容だけを追加します。記録時間の短縮よりも、子どもの安全と保護者対応に必要な情報が適切に届くことを優先してください。

まとめ｜引き継ぐのは情報だけでなく、次の行動

申し送りノートは長い文章を書くほど良いものではありません。「事実」「未確認」「次の対応」「担当」「完了状況」の5点を意識すると、朝夕の交代時に確認しやすくなります。

まずは現在のノートを見返し、未対応の事項に担当者と状態が残っているかを確認してみてください。大がかりなシステム変更をしなくても、記入欄の整理から始められます。

参考資料・確認時点

• こども家庭庁「保育所保育指針解説」 — 保育実践と職員間の連携を考える際の基本資料。
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」 — 情報管理上の留意点を確認する資料。

資料確認：2026年10月15日。上記の5項目と1週間の試行は法令で定められた様式ではなく、園内運用の提案例です。

保育園の連絡や事務作業を見直す際は、Hoiku Poppyのサービス案内も参考にしてください。